InformatikUrok

Как автоматически ввести данные в ячейки MS Excel 2010

Сегодня на практическом занятии мы узнаем способы автоматизированного ввода данных в MS Excel 2010, когда можно использовать автозаполнение ячеек, что такое маркер автозаполнения, и как им пользоваться для автозаполнения ячеек, рассмотрим, как копировать значения в  Excel 2010, как создать прогрессию чисел, как применить функцию автовведения для автозаполнения ячеек.

Практическая работа. Автозаполнение ячеек в MS Excel 2010

Одним из преимуществ MS Excel 2010 является то, что не все данные при создании таблиц нужно вводить вручную. Ввод данных, которые повторяются, имеют определенную закономерность, можно автоматизировать. Для этого используется

• маркер автозаполнения ячеек,
• функция автовведения.

Чтобы лучше понять, какие данные можно автоматически ввести в ячейки MS Excel 2010, где находится маркер автозаполнения ячеек, и как им пользоваться, что такое функция автовведения, давайте выполним три упражнения.

Упражнение 1. Открыть новую книгу в MS Excel 2010 и заполним таблицу данными:

• в ячейках  А1:А14 ввести номера квартир в таком виде: Квартира 1, Квартира 2 и т.д.;
• в ячейках В1:В14 ввести названия месяцев, начиная с января;
• в ячейки С1:С14 ввести номер года: 2000г., 2001г и т.д.;
• диапазон ячеек D1:D14 заполнить датами с 01.12.2012   по 14.12.2012

У Вас должно получиться так, как на рисунке. Обращаю Ваше внимание, что столбцы F, G, I пока заполнять не надо.

Давайте проанализируем задание:

• в диапазонах  ячеек А1:А14, В1:В14, С1:С14, D1:D14 используется однотипная информация, поэтому для заполнения этого диапазона нужно использовать маркер автозаполнения.

Как использовать маркер автозаполнения для автоматического ввода данных в MS Excel 2010? Все просто:

1. В ячейку А1 ввести текст Квартира 1.
2. Выделить ячейку А1.
3. Курсор мыши навести на маленький черный квадратик в правом нижнем углу ячейки.
4. Когда курсор примет вид крестика, нажать ЛКМ и провести вниз на нужный диапазон (в данном случае А1:А14)

Обратите внимание, что когда вы ведете  курсор мыши, обозначая диапазон, то справа от курс ора появляется подсказка – текст, который будет в этой ячейке находиться после щелчка мыши. Когда Вы отпустите мышь, значения будут введены в ячейки MS Excel 2010 автоматически!

Для ячеек В1:В14 тоже нужно использовать автозаполнение:

1. В ячейку В1 ввести месяц январь.
2. Используя маркер автозаполнения, автоматически ввести месяцы в диапазон   В1:В14.

Вот, как выглядит маркер автозаполнения для автоматического ввода месяцев:

Кстати, автоматически вводить данные в MS Excel 2010 можно не только в столбец, а и в строку тоже.

Индивидуальное задание 1.

Поэкспериментируйте на новом листе Excel 2010:

• введите автоматически месяцы в строку;
• введите месяцы по кварталам, оставляя между кварталами пустой столбец;
• введите янв (сокращенное название месяца), и используя маркер автозаполнения, автоматически заполните диапазон из 12 ячеек. Какие месяцы Вы получили?

В ячейки С1:С14 и D1:D14 данные вводятся аналогично.

Упражнение 2.

Введите в ячейку I1 цифру 1 и, используя маркер автозаполнения, заполните диапазон I1: I14 цифрами от 1 до 14.

Что получилось, если применить маркер автозаполнения к ячейке I1?  Во всех ячейках автоматически появится  цифра 1, как в диапазоне G1: G3 (см. скриншот).

Давайте проанализируем задание:

• в ячейках I1: I14 должны находиться номера, которые образуют арифметическую прогрессию с первым членом  1 и разностью 1!!! Чтобы создать прогрессию чисел, нужно ввести первые два ее члена, потом их выделить  и применить маркер автозаполнения.

На рисунке показано создание прогрессии чисел, используя маркер автозаполнения:

Индивидуальное задание 2. Самостоятельно создайте прогрессию с разностью чисел 4 (4, 8, 12 и т.д.)

Упражнение 3.

Введите в ячейки диапазона  F1: F3 текст MS Excel несколькими способами:

• используя маркер автозаполнения (в результате текст будет скопирован);
• вручную с клавиатуры (обратите внимание, когда введете первую букву, то MS Excel 2010 автоматически предложит слово на эту букву, нажав enter Вы его введете в ячейку. Этот способ автоматического ввода данных в ячейку называется применение функции автовведения.);
• используя список слов, ранее введенных в диапазон: в ячейке F2 нажмите ALT+стрелка вниз, выберите текст, предложенный MS Excel 2010 (в ячейке А15 нажмите ALT+стрелка вниз и сравните список слов!)

Индивидуальное задание 3. Введите в ячейку В15 месяц апрель из списка месяцев (ALT+стрелка вниз). Создайте список из 5 фамилий вашей группы. Используя автовведение, дополните этот список до 15 строк (фамилии в этом списке должны повторяться не более 3 раз).

Выполнив все упражнения, мы заметили, что MS Excel 2010 предлагает несколько способов для автоматического заполнения ячеек, а вернее, MS Excel 2010 позволяет автоматически вводить данные тремя способами:

• с применением функции автовведения;
• копирование значений;
• создание прогрессии.

Итак, подведем итог. Сегодня мы

• узнали, какие данные можно ввести автоматически в MS Excel 2010;
• как использовать маркер автозаполнения;
• почему для создания списка номеров нужно использовать значения из двух ячеек;
• как использовать функцию автовведение;
• узнали, как копировать текст, используя маркер автозаполнения;
• узнали, как автоматически подставить значения из ранее созданного списка;
• научились использовать автозаполнение  ячеек в MS Excel 2010.

Хотите ввести в ячейки Excel 2010 дробные, отрицательные  или длинные числа? Читайте статью "Как ввести данные в ячейки Excel?". Статья "Форматирование электронных таблиц" расскажет, какие бывают форматы ячеек, и как изменить формат данных.