Табличный процессор

Microsoft Excel для Windows

Что такое электронная таблица?

Часто при обработке данных возникает необходимость изображать их в виде таблиц (списки студентов, данные для статистической обработки и т.д.). Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать входящие в них данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется табличными процессорами, или, проще, электронными таблицами.

Т.о., термин табличный процессор (электронная таблица) используется для обозначения простой в использовании компьютерной программы, предназначенной для обработки данных. Обработка включает в себя:

• проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул (позволяет решать обыкновенные дифференциальные уравнения, уравнения в частных производных и пр.);
• исследование влияния различных факторов на данные;
• решение задач оптимизации, линейного программирования;
• получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
• построение графиков и диаграмм;
• статистический анализ данных;
• работа с базами данных

Основное достоинство электронных таблиц заключается именно в простоте использования средств обработки данных и не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

Один из наиболее популярных табличных процессоров - Microsoft Excel для Windows, используемый в работе специалистами различного профиля (экономистами, финансистами, бухгалтерами, статистиками, инженерами, аналитиками и др.)

Информационные технологии Microsoft Excel доступны пользователям различной квалификации – от конечных пользователей до профессиональных программистов. Существующие ограничения электронных таблиц Microsoft Excel (Приложение1) весьма не существенны и определяются, в большей степени, техническими параметрами компьютеров.

Запуск Microsoft Excel

Для запуска программы надо выполнить команду Пуск/Программы/ Microsoft Excel . Если ярлык программы Excel выведен на рабочий стол, то для запуска достаточно дважды щелкнуть мышью на этом ярлыке, после чего на экране появится окно процессора Excel.

Файлы электронных таблиц Excel называются рабочими книгами. При запуске Excel для Windows на экране появляется рабочая книга с именем “Книга1” (имя дается по умолчанию) содержащая 3 рабочих листа. Каждый лист представляет собой таблицу, содержащую до 256 вертикальных столбцов и до 65536 горизонтальных строк

Знакомство с экраном MS Excel для Windows

Окно Excel содержит ряд типичных элементов: строка основного меню, две панели инструментов Стандартная и Форматирование, строка формул, поле имени, строка состояния, полосы прокрутки (рис.1).

Рис.1. Экран Excel для Windows

Строка основного меню размещается под окном заголовка и включает такие пункты:

Файл – работа с файлами книг (создание, сохранение, открытие файлов, печать файлов книг);

Правка – редактирование книг;

Вид – просмотр книг;

Вставка – вставка в листе книг рисунков, диаграмм и др. типов данных;

Формат – форматирование книг (установление параметров, форматов таблиц);

Сервис – сервисные функции (установление параметров настройки Excel);

Данные – работа с базами данных;

Окно – работа с окнами книг;

? – вызова справочной информации.

Каждый пункт меню содержит соответствующее подменю. Для открытия меню надо нажать клавишу [Alt] или [F10]. Выбор может осуществляться и с помощью мыши.

Панели инструментов располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы кнопок. Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются активными по умолчанию панелями Excel и появляются после процедуры установки пакета на ваш компьютер (значения некоторых из этих кнопок приводятся в Приложениях 2-3).

Строка формул. Под панелью инструментов размещается строка формул, которая используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Excel выводит в этой строке постоянное значение или формулу активной ячейки. Данные появляются в строке формул по мере их ввода. Строка формул содержит следующие кнопки:

Поле имени — это окно слева от строки формул, в котором выводится имя ячейки, где расположен маркер. В поле имени можно задать имя ячейки или интервала ячеек. Для диаграмм поле имени идентифицирует выделенный элемент диаграммы. (Например,  если выделена легенда, появится слово “Легенда”, если выведен код Р1Т3, это означает, что выделена третья точка первого ряда данных). Просмотр списка имен осуществляется нажатием кнопки     . Если в какой-либо ячейке происходит процессе набора формулы, то поле имени сменяется на поле "Функция", в котором выводятся недавно используемые функции.

Строка состояния расположена в нижней части экрана Excel. В левой части строки состояния кратко описывается выделенная команда. Левая часть строки состояния также указывает на выполняемую операцию (например, открытие или сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса). Правая часть строки состояния содержит калькулятор и показывает, включены ли ключи Caps Lock, Scroll Lock и Num Lock.

Команда Вид/Строка состояния удаляет строку состояния с экрана и восстанавливает ее вновь.

Полосы прокрутки предназначены для перемещения по рабочему листу или разделу Справки.

Тема 1

Основные понятия электронных таблиц.

Ввод и редактирование различных типов данных

Цель работы - познакомиться с ключевыми понятиями ЭТ; освоить основные приемы ввода и редактирования различных типов данных.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Книги, созданные в среде Excel представляют собой набор листов, следующих типов:

?     рабочие листы;

?     листы диаграмм;

?     листы макросов;

?     листы модулей, написанных языком Visual Basic;

?     листы диалога.

Рабочие листы или просто листы– это электронные таблицы, которые состоят из столбцов (колонок) и строк. Каждый лист имеет ярлычок с именем. Столбцы обозначаются латинскими буквами (A, B, C,…), строки – цифрами (1, 2, 3,…).

Область пересечения строки и столбца называется ячейкой. Обозначение (адрес) ячеек состоит из обозначения колонки и строки. Например, А4 или BZ15. Статья "Как выделить ячейки в Excel 2010" научит работать с ячейками и с диапазонами ячеек.

Одна из ячеек таблицы выделена темной прямоугольной рамкой. Это так называемый табличный курсор. Столбец, строка и ячейка, в которой в данный момент расположен курсор, называются активными. В правом нижнем углу табличного курсора расположен маленький черный квадратик – маркер заполнения, предназначенный для копирования данных или формул, содержащихся в активной ячейке. Табличный курсор можно перемещать по таблице с помощью клавиш перемещения курсора или при помощи мыши.

Любые данные, вводимые в рабочий лист, заносятся в ячейки независимо от того, являются ли данные цифрами или текстом. В ячейке могут одновременно сохраняться формулы и вычисленные по ним результаты. Формулы могут использовать значения из других клеток таблицы и Excel. Как только изменяется какое-либо значение в таблице, автоматически обновляет ответы, вычисленные по этим формулам.

Чтобы ввести информацию в таблицу, надо просто выбрать ячейку, в которой нужно вводить данные, и начать печатать. Как только информация начнет вводиться, все введенные символы станут появляться в двух местах: в активной ячейке и на панели формул. Завершив набор содержимого клетки, нужно нажать Enter. При этом курсор переходит на соседнюю клетку. Каждый раз, когда курсор будет установлен на конкретную клетку, ее содержимое появляется на панели формул. Если курсор ошибочно был установлен не на ту клетку и начался ошибочный ввод информации до завершения ввода нажать Esc.

Excel проверяет каждую введенную формулу, сможет ли она ее вычислить и пытается отнести данные к одному из типов: текст, числовое значение или формула. Формула сразу вычисляется, результат заносится в соответствующую клетку (там, где находился курсор), а саму формулу можно видеть на панели формул. Если введенная строка текст, то он выравнивается по левому краю ячейки. Если текстовая строка не помещается в ячейке, она растекается на соседние клетки, расположенные справа, при условии, что соседняя клетка чистая. Если позднее ввести информацию в соседнюю клетку, Excel отрежет длинную текстовую строку по границе клетки, хотя отрезанные символы из строки не удаляются.

Если после ввода информации в клетку была обнаружена ошибка, то для ее исправления можно воспользоваться одним из следующих способов:

-       чтобы отредактировать формулу прямо в ячейке, нужно щелкнуть по клетке дважды или поставить на нее табличный курсор и нажать F2 - курсор будет помещен в конец отображаемой строки;

чтобы отредактировать формулу в строке формул, нужно подвести указатель мыши в позицию записи на панели формул и щелкнуть кнопкой мыши. Курсор будет помещен в указанную позицию. По окончании исправлений необходимо нажать Enter.

Контрольные вопросы:

1. Что такое табличный процессор? Для чего он предназначен?
2. Как запустить Microsoft Excel ?
3. Где находится поле имени ? Для чего оно предназначено?
4. Для чего используется строка формул? Где она находится?
5. Что такое табличный курсор?
6. Где находится маркер заполнения? Как им пользоваться?
7. Какие данные можно вносить в ячейки?
8. Как исправить информацию в ячейке?