Лекция 2

Форматирование электронных таблиц

Мотивация: одни  и те же данные можно интерпретировать по-разному. Например, 27/5 – дата 27 мая, дробь или же текст. Способ интерпретации отображения данных в клетках электронной таблицы зависит от того, какой формат данных для этой клетки был выставлен.

Формат ячейки.

Чтобы задать формат и тип данных для активной ячейки или выделенного диапазона, нужно выполнить команду Формат-Ячейки.

Формат данных выбирают из списка Числовые форматы на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек (рис.1).

Рис.1 – Вкладка Число диалогового окна Формат ячеек.

У MS Excel есть 12 стандартных форматов данных, чаще всего используются следующие:

• Общий - для отображения текстовых и числовых значений без применения к ним специального форматирования.

Рис.2 – Выравнивание текста в ячейке

• Числовой – для отображения чисел с заданным количеством десятичных разрядов.

Рис3. –Выбор количества знаков после запятой.

• Денежный – для отображения денежных сумм, т.е. чисел с указанием валюты.

ВНИМАНИЕ 1: если у Вас нет необходимой валюты, например, как у меня не нашлись украинские гривны, то необходимо сделать следующее: Пуск-Панель управления- Язык и региональные стандарты – Вкладка региональные стандарты выбираем из выпадающего списка Украинский

Рис.4 – Установка региональных стандартов.

Да, и не забудьте нажать кнопку Применить, чтобы все сделанные вами настройки вступили в силу! Вот теперь смело можно открывать вкладку и выбирать нужные нам гривны!!

Рис.5 – Денежный формат ячейки

ВНИМАНИЕ 2: если Вы правильно настроили региональные стандарты, то, открывая вкладку Денежный диалогового окна Формат ячеек, обозначение национальной валюты появится автоматически!!

• Дата – для отображения дат. Этот формат предполагает несколько способов написания дат, которые выбираются в поле Тип окна Формат ячеек.

Рис.6 – Выбор типа отображения дат.

• Время – для отображения времени.
• Процентный – для отображения значений процентов.

Рис.7 – Процентный формат числа.

Пример 1. Создать таблицу дохода своей семьи за месяц в Excel:

Рис. 8 – Таблица дохода своей семьи за месяц в Excel.

Ход выполнения работы:

1. В ячейку А1 ввести слово «мама».
2. В ячейку В1 ввести число1200. Нажать enter. Выделить ячейку В1 – Формат-Ячейки..-вкладка Число - выбрать числовой формат Числовой 0 знаков и выбрать формат Денежный грн.
3. Аналогично заполнить ячейки А2 и В2.
4. Форматируем ячейку В2 - Формат-Ячейки..-вкладка Число - формат Денежный – установить Число десятичных знаков - 2 и выбрать Обозначение -  грн.
5. Переименуем лист: выделить ПКМ название листа Лист1 и в контекстном меню выбрать Переименовать (рис.9)  - далее ввести необходимую надпись «ФорматЯчейки»

Рис.9 – Переименование листа.

В результате шагов 1-5 получится таблица, изображенная на рис. 8.

Обратите ВНИМАНИЕ, что в данном примере в ячейке В1 числовой формат с 0 знаков после запятой, а в В2 – с двумя знаками после запятой!! Т.о. мы можем отформатировать каждую ячейку отдельно! И еще, смотрите, ячейки В1 и В2 отформатированы разными способами!

ВНИМАНИЕ 3: Кстати, а что должно использоваться точка или запятая при отображении действительного числа в Excel?

Ответ: все зависит от настроек системы. Необходимо сделать следующее: Пуск-Панель управления- Язык и региональные стандарты – Вкладка региональные стандарты нажать кнопку Настройка – и проверить разделительный знак дробной и целой части действительного числа!!!

Рис. 10 – Проверка разделительного знака после запятой в десятичной записи числа.

Контрольные вопросы:

1. Как задать формат ячейки?
2. Для чего предназначен общий формат?
3. Какой формат используется для написания текста в ячейке?
4. Как записать число 150,00?
5. Как записать число 150,00 грн?
6. Какой формат выбрать, чтобы в ячейке можно вносить данные вида: 12 марта 2011г.?
7. Если в ячейку ввести число 2 и выставить процентный формат, то что отобразится в ячейке?
8. Как проверить точка или запятая разделительный знак в действительном числе?
9. Как добавить в формат Денежный образец «грн»?
10. Как переименовать лист?
11. Если 5.00 написано справа в ячейке, то это текст или число?
12. Как выравнивается число в ячейке слева или справа (стандартно)?